Definir estratégias, metas, objetivos e ações. Essas são funções determinantes no trabalho dos gestores e empreendedores, mas nem sempre estes conseguem fazê-lo com facilidade. Isso ocorre pois se trabalha com algo um tanto fluido, que é justamente o mercado que está em constante mutação. Para melhorar e facilitar os processos de direcionamento dos negócios foram criadas ferramentas específicas, como a análise SWOT, ou matriz SWOT.
Ela foi criada na década de 60 na Universidade de Stanford e não demorou para que se disseminasse pelas principais corporações no mundo. Neste artigo vamos falar tudo sobre análise SWOT e o que ela significa. Também, como pode ser aplicada no dia a dia empresarial.
O que é análise SWOT ou FOFA
- S é Strength: força;
- W é Weakness: fraqueza;
- O é Opportunity: oportunidade;
- T é Threat: ameaça.
Para o português, ela foi traduzida como matriz FOFA, seguindo as iniciais das palavras traduzidas. Engana-se quem pensa que a ferramenta é complexa. Ao contrário, ela foi criada justamente para facilitar a elaboração de análises e torná-la mais intuitiva.
Vale destacar que a matriz separa a análise interna (forças e fraquezas) das externas (oportunidades e ameaças). Com isso, os gestores conseguem visualizar o que atrapalha e o que ajuda no crescimento da empresa.
Por isso, analisa-se o ambiente como um todo a fim de traçar objetivos efetivos e a partir de planejamento estratégico. Trata-se de uma das metodologias administrativas mais utilizadas pelas empresas de todas as partes do mundo.
A partir da análise SWOT, você possui um direcionamento muito maior e mais preciso para planejar as tomadas de decisões em sua empresa e consegue identificar com muito mais clareza os aspectos positivos e negativos que influenciam o seu negócio.
Portanto, a elaboração da análise SWOT tende a reduzir ao máximo a ocorrência de erros na realização de ações estratégicas no ambiente empresarial. Ela pode ser útil para a sua organização das mais variadas maneiras:
- Possibilita um estudo aprofundado da situação interna e dos aspectos externos que podem ameaçar o crescimento da empresa;
- Permite uma análise criteriosa da concorrência;
- Indica possíveis ações a serem tomadas;
A análise SWOT ou matriz FOFA pode facilmente ser aplicada por empresas de pequeno, médio ou grande porte devido a sua grande facilidade e praticidade de aplicação. É uma metodologia que pode ser aplicada em qualquer processo que envolva a tomada de decisão.
Conceitos importantes da análise SWOT
Ambiente interno
O ambiente interno é o que os gestores conseguem controlar, dominar e compreender forças e fraquezas. Relaciona o que pertence à empresa, portanto, é de fácil intervenção, seja nas máquinas, vendas, tecnologias, gestão, frotas, carteiras de clientes, filiais, cultura organizacional, investimento, etc.
Forças
As forças de uma empresa são os quesitos que a fazem se destacar perante a concorrência. Estas, beneficiam o negócio e estão sob o controle dos empresários. Se uma marca tem nome consolidado no mercado, esse é um ponto forte. Se uma instituição de ensino tem professores altamente qualificados, eis seu ponto forte. Caso uma clínica médica possua os equipamentos mais modernos do mercado: ponto forte. Além disso, podemos acrescentar outros itens, como união da equipe, boa quantidade de ativos, modelos de cobrança eficazes, bom relacionamento estratégico, entre outros fatores.
Fraquezas
O que há de interno na empresa que atrapalha o seu crescimento? Estes são os pontos fracos que precisam ser amenizados. Apesar de estarem dentro do controle, as fraquezas não ajudam a realizar a missão empresarial. Exemplos possíveis são matéria-prima em escassez, equipe pouco qualificada, produto perecível, tecnologia ultrapassada e dificuldade no processo de entrega. Uma empresa que trabalha com produto perecível e está longe das pessoas que adquirem esse produto, tem uma fraqueza. O mesmo ocorre com empresas que trabalham com construção civil, mas têm maquinário desgastado. Há solução para tais problemas, mas elas são proteladas ou por falta de planejamento ou por falta de dinheiro.
Ambiente externo
Diferente do interno, a empresa não controla tais fatores. Dentre eles, podemos citar juros, câmbio, legislação, políticas ambientais, crises econômicas, desastres naturais, clima, entre outros.
Oportunidades
Trata-se de um cenário que favorece a empresa. Uma rede de hotéis é favorecida por um grande evento no país ou na cidade em que atua. Uma empresa que trabalha com exportação, se fortalece com taxas de câmbio mais altas e assim por diante.
Outros pontos possíveis são leis que favorecem a empresa, acesso à nova tecnologia, lançamento de produtos complementares, etc. Por mais que não possam ser controlados, é possível planejar e se preparar minimamente para aproveitar as oportunidades.
Ameaças
Ao contrário do item anterior, é tudo que cria ambiente desfavorável para a empresa. Ou seja, uma rede de hotéis na praia durante um período de mau tempo ou com ameaça de intempéries climáticas mais fortes, outra empresa que tem a principal matéria-prima encarecida por outras forças que não se pode controlar.
Outros exemplos são escassez de mão de obra qualificada, mudança na lei, entrada de concorrente no mercado, entre outros. Cabe à gestão não temer as ameaças, prevê-las ao máximo e contorná-las da melhor forma possível.
Micro e macroambiente externo, qual a diferença?
Estes dois fatores precisam ser avaliados separadamente na análise externa da matriz FOFA. O microambiente está relacionado ao setor de atuação da sua empresa especificamente, como aspectos burocráticos para a entrada no mercado e empresas concorrentes que surgem, por exemplo.
Já o macroambiente externo está ligado a questões que vão além da sua empresa e do seu setor. São fatores como mudanças na legislação, índice de inflação e novos governantes, por exemplo, que podem representar uma ameaça para o crescimento do seu negócio.
As etapas da análise SWOT empresarial
Com certeza, ao ler esse conteúdo, você já conseguiu pontuar alguns itens importantes em sua mente. Mas é preciso passar isso para o papel, para operacionalizar ações estratégicas de fato viáveis.
Defina seu posicionamento
A seguir falaremos sobre a montagem da tabela para uma análise SWOT, mas antes, é necessário definir um posicionamento. Isso quer dizer o que se pretende com a realização da análise SWOT. Ela deve ser feita com o intuito de criar um planejamento para desviar dos fatores externos, melhorar os fatores internos e aprimorar o conhecimento da empresa. De nada adianta realizar a análise SWOT e manter as coisas como estão.
Busque as oportunidades, as ameaças, as fraquezas e as forças
No modelo tradicional, são feitas cinco colunas. Na primeira lista-se os todos os fatores pertinentes. Primeiramente forças, com os itens considerados fortes abaixo, em seguida fraquezas e os itens considerados pontos fracos.
O mesmo vale para as oportunidades e ameaças, mas o ideal é fazer cada um dos itens (ambiente externo e interno) em uma tabela separada. Na segunda coluna define-se o peso de cada fator, ou seja, sua importância. Pode ser 1,0 para mais importante e 0,0 para o menos importante.
Na terceira coluna classifica-se cada fator como 5 correspondendo a excelente e 1 para fraco. Em seguida, na coluna quatro, multiplica-se o peso de cada fator pela classificação. Como resultado obtêm-se a pontuação ponderada de cada fator. Na última coluna coloca-se comentários e razão para cada valor dado.
Análise final
No final da análise somam-se os valores da quarta coluna, onde está a soma de oportunidade e força e subtrai-se das ameaças e fraquezas. O resultado, posto de 1 a 5, pode ser ruim, abaixo da média, na média, muito boa e excelente. Mas apenas saber “a quantas anda” a sua empresa não basta para resolver os problemas.
Por isso, você pode aproveitar a análise SWOT de outra forma. Lista-se forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma forma bem visível.
Depois se relacionam os fatores determinando as forças que estimulam as potencialidades e as que combatem as ameaças. Da mesma maneira, devem ser relacionadas as fraquezas que prejudicam as oportunidades e as que potencializam as ameaças.
Se você deseja um planejamento estratégico bem organizado, precisa fazer a análise SWOT. É possível achar planilhas prontas na internet, apenas para preencher e analisar os resultados.
Além disso, você conseguirá aproveitar ainda mais as potencialidades da sua empresa e conhecer melhor as falhas que podem ser suprimidas do processo. Aprenderá, ainda, a controlar os fatores externos que trazem dificuldades à corporação.
Plano de ação
Estruturada a análise SWOT em sua empresa e identificadas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, é preciso estabelecer um plano de ação para melhorar os fatores analisados, de forma a desenvolver ainda mais as forças, corrigir as fraquezas, explorar ao máximo as oportunidades e se precaver contra as ameaças que foram identificadas.
A matriz SWOT nas pequenas empresas
A realização da análise SWOT não é restrita apenas para empresas grandes. Pequenas empresas podem, e devem, fazer a analise periodicamente. Uma vez que ela apenas auxilia no planejamento estratégico a na tomada de decisões para o futuro da empresa.
Negócios que hoje são grandes e reconhecidos fazem o uso da análise há tempos. Um dos motivos pelo qual ela é feita em qualquer tipo de empresa é que ela abrange todas as áreas. Empresas grandes e pequenas sofrem com forças externas diariamente.
Outra razão para sua utilização é que ela não custa apenas tempo, que ainda assim, não é muito. Ou seja, não será preciso dispor de uma grande quantidade de funcionários, dias para sua realização ou a realização imediata. Ela pode ser feita ao longo do dia, ou até da semana, pode ser feita por um funcionário de cada setor, ou apenas um funcionário da empresa. Sua realização é simples e fácil.
O importante é ter em mente que as ações táticas não são tão efetivas sem uma estratégia claramente definida por trás, e a análise SWOT força o empreendedor a ter em mente os principais fatores implícitos ao seu negócio.
Objetivos da análise SWOT
Os objetivos da realização da análise SWOT são sucintos. O principal deles é sintetizar as análises internas e externas, facilitando a sua compreensão. Também pretende estabelecer áreas de atuação através da identificação de elementos prioritários na gestão da empresa.
Dessa forma, seu intuito é analisar os pontos fracos e fortes para que assim se possa otimizar e fortalecer os pontos que a empresa tem sucesso e solucionar os problemas e evitar riscos desnecessários.
Revisão periódica
Ainda que a análise SWOT seja fácil e simples, ela não deve ser feita apenas uma vez. Isso quer dizer que a partir da sua primeira realização e da execução do planejamento criado, ele deve ser feito sempre.
O que acontece é que quando se realiza a análise é iniciada a execução do planejamento criado a partir dela. Após a aplicação e execução é indicado que se faça outra análise.
Aplicação na prática
A realização e estruturação da análise SWOT é fácil, como já dito, mas não deixa de ser complexa de certa forma. Complexa porque é necessário uma pesquisa interna na empresa de todos os itens da análise. Isso significa que você deve listar todas as suas forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.
Você pode listar todas elas e após inserir no modo imposto pela análise.
Exemplos de análise SWOT
Um exemplo de análise SWOT de uma empresa de marketing digital, é o seguinte:
- Forças:
- Atendimento personalizado
- Foco em resultados financeiros do cliente
- Possibilidade de atender empresas de todo país
- Oportunidades:
- Mercado em alta
- Falta de grandes referências nacionais
- Grandes eventos direcionados a área
- Fraquezas:
- Falta de contato pessoal com o cliente
- Elevados custos com mão de obra especializada
- Ameaças:
- Concorrência regional
- Mudanças no comportamento do mercado
- A crença de que ‘qualquer um pode fazer”
- Na ferramenta de análise do eGestor, ela ficará assim:
Ou então podemos pegar o exemplo de uma academia. Sua análise SWOT pode ser assim:
- Forças:
- Atendimento personalizado
- Aulas como alternativa em relação a musculação e aeróbico com aparelhos
- Oportunidades:
- Mercado em alta
- Boa localização
- Valor abaixo do mercado
- Fraquezas:
- Dificuldade de controle financeiro
- Espaço pequeno para a grande quantidade de aparelhos
- Comunicação falha
- Ameaças:
- O aumento da ideia de que o cliente pode fazer o que faz na academia em casa.
- Alta concorrência
E quando feita na ferramenta de análise SWOT, ficará assim:
Conclusão
Portanto, fazer uma análise SWOT é uma ótima forma para traçar objetivos e mensurar resultados de sua empresa. É uma forma que facilita todos estes processos. A partir desta análise, os gestores conseguem identificar fatores que estão contribuindo ou prejudicando o crescimento da empresa.
Basicamente, existem dois aspectos que devem ser analisados: O ambiente interno e o ambiente externo. A análise do ambiente interno se refere a identificar forças e fraquezas de sua própria empresa, os pontos fortes e o que pode ser melhorado, para depois disso, analisar os aspectos da concorrência, ou seja, o ambiente externo.
Na análise do ambiente externo, é preciso levar em conta oportunidades e ameaças que as empresas concorrentes oferecem a sua empresa. Oportunidades seriam identificar algum aspecto que os concorrentes não oferecem e que a sua pode passar a oferecer, criando assim um diferencial e se destacando em relação a concorrência.
Ameaças são os pontos positivos das empresas rivais, estratégias inovadoras, que se você não tomar nenhuma atitude, podem deixar a sua empresa completamente atrasada no mercado.
No processo de avaliação dos aspectos que envolvem a análise SWOT, é essencial que o responsável por esta tarefa seja extremamente realista na identificação de pontos fortes e fracos da empresa, sem esconder os problemas e sem mascarar a realidade. Caso contrário, não será possível traçar os fatores que estão prejudicando o crescimento da empresa.
Da mesma forma, é preciso deixar absolutamente claro os objetivos estabelecidos, de forma que toda a equipe possa tirar proveito da análise SWOT e se engajar em torno do planejamento estratégico que foi traçado.
A análise SWOT é uma ótima ferramenta para ampliar o autoconhecimento interno de sua empresa e também para avaliar fatores externos que podem vir a comprometer o seu negócio ou mesmo servirem como oportunidades de crescimento.
- Forças:
