Organizar finanças é um passo fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento, principalmente para as pequenas e médias empresas.

Afinal, ter as contas controladas, que possibilitam um acompanhamento real do fluxo financeiro do negócio, certamente pode ajudar as PMEs a crescerem, se sustentarem e almejarem outros mercados, inclusive o internacional.

Hoje, a tecnologia é uma grande aliada dos gestores de PMEs. Com a facilidade de uso de aplicativos e ferramentas online de finanças, os empreendedores têm à sua mão um enorme número de recursos que procuram não somente ajudar na organização financeira, mas ter mais segurança e eficiência no seu controle.

Para te ajudar a adotar a tecnologia para organizar finanças, fizemos uma lista com sete ferramentas que, certamente, vão elevar seu empreendimento em direção a um novo patamar. Confira!

Por que usar ferramentas para organizar finanças de PMEs?

Essas ferramentas estão cada vez mais em uso, por serem práticas e permitirem o acesso em qualquer momento. Você não precisa estar no seu escritório para checar o relatório de contas a pagar ou o fluxo de caixa. Basta acessar o aplicativo com seu smartphone e você terá imediatamente os dados que precisa.

Seu trabalho fica facilitado, ágil e seguro. Essas ferramentas trabalham de forma sincronizada, ou seja, atualizam os dados independentemente da forma de acesso — seja via desktop, tablet ou celular. Não há risco de perder informação ou dados.

Imagine uma situação em que você está com um cliente ou fornecedor e precisa de um dado da sua empresa. Sem essas ferramentas digitais, você teria que ter o número de cabeça, ou precisaria interromper a reunião para providenciar a informação.

Esqueça as montanhas de papéis, caderninhos avulsos, anotações perdidas e folhas soltas. A tecnologia existe e está pronta para transformar sua gestão financeira de forma intuitiva, prática e rápida.

Ao usar essas ferramentas, você tem tudo na hora que quiser, em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet. Além disso, você passa a gerir uma PME moderna, ágil, antenada com as últimas tendências tecnológicas e que pode fechar novos negócios sem grandes dificuldades. A tecnologia é a porta que facilita tudo isso.

Quais ferramentas usar?

Conheça agora alguns recursos que podem facilitar a sua vida:

1. Bills Reminder

O Bills Reminder é um aplicativo importante para o controle de contas do empreendimento. Com ele você tem, em uma única plataforma, uma central de avisos de todas as contas que precisa pagar.

É possível cadastrar as informações (como data de pagamento e valores) e receber lembretes no smartphone quando o dia para o pagamento estiver chegando.

Ele separa as contas em quatro categorias, que facilitam seu controle: próximas, atrasadas, quitadas e não-quitadas. O app é gratuito e disponível para Android.

2. ContaAzul

Essa é uma das principais ferramentas para PMEs disponíveis no mercado. Com esse aplicativo, você tem um escritório de gestão financeira na palma da mão.

Entre os recursos disponíveis estão: controles financeiros de estoque, emissão de boletos e notas fiscais eletrônicas, envio de recibos, visão completa do negócio, emissão de relatórios de finanças, cadastro de clientes, vendas e estoque.

Além disso, a ferramenta se integra aos principais bancos do país, ou seja, a vida financeira do seu empreendimento fica concentrada em uma única plataforma.

O aplicativo, disponível para iOS, permite um teste gratuito para você compreender o funcionamento dos recursos. Depois, é necessário optar por planos que variam de R$ 37,05 a R$ 265,05 mensais, dependendo da escala da empresa.

3. Granatum

Esta é uma ferramenta disponível para Android que engloba todas as funções necessárias para a gestão financeira numa única plataforma.

Você terá uma visão completa do fluxo de caixa à disposição, com possibilidade de usar filtros para períodos, controle de contas a pagar e receber, notificações dos vencimentos, emissão de NFS-e, boletos e recibos, análise de relatórios de despesas e estabelecimento de metas.

Os preços variam de R$ 61 a R$ 149,50 mensais, dependendo do tipo da empresa. Antes de usar o aplicativo, você deve abrir uma conta no desktop, na página da ferramenta.

4. Meu Dinheiro

Esta ferramenta facilita o controle orçamentário pessoal ou de uma PME. Todas as funções necessárias para uma boa gestão financeira estão disponíveis: contas a pagar e receber, controle dos gastos de cartão de crédito e movimentação bancária, fluxo de caixa, emissão de recibos e definição de metas de orçamento.

Além disso, o aplicativo emite relatórios e gráficos sobre as finanças, permite divisão em categorias ou subcategorias e notificações por e-mail. Nos planos anuais, as mensalidades variam de R$ 7,50 a R$ 18, dependendo da escala da empresa. O gerenciamento pode ser feito também por desktop.

Este recurso é gratuito e está disponível tanto para iOS quanto Android.

5. GestãoJá

Esta ferramenta inclui financeiro completo para as PMEs, controle de estoque e de clientes, compras/vendas de produtos e emissão de notas fiscais (somente para São Paulo) na versão básica. O sistema flexível amplia as possibilidades do seu empreendimento ao integrar uma plataforma de e-commerce e PDV.

Os preços variam de R$ 99 (básico) a R$ 700 (flexível) mensais. Todo o sistema está instalado na nuvem, não é preciso fazer o download de nenhum software. O acesso é direto pelo site, com teste gratuito por 14 dias.

6. Tiny

Com preços que variam de R$ 50 a R$ 500 por mês, esta ferramenta é muito útil para a gestão de estoques, com possibilidade de emissão de relatórios, visão financeira, inventário e importação de notas via arquivo XML do fornecedor.

O sistema também se integra com as principais plataformas de comércio eletrônico, o que facilita o controle de vendas. Outro ponto importante da ferramenta é a possibilidade de emitir notas fiscais e calcular automaticamente os impostos dos produtos.

O Tiny oferece os serviços básicos de gestão financeira, como controle de contas, emissão de boletos, notificações de contas a pagar e extratos bancários.

O acesso é direto pelo site, com teste gratuito por 30 dias.

7. VHSYS

A proposta desta ferramenta é oferecer os mesmos recursos para todos os planos. Ou seja, o que vai diferenciar o plano bronze (R$ 31,92) do master (R$ 319,92) é a escala da empresa. Ao todo, são cinco categorias, todas com possibilidade de incluir mais de um usuário, emissão de NF-e, NFS-e, NFC-2 e boletos.

O aplicativo permite controle financeiro, gestão de orçamento, controle de vendas, estoques e relatórios. A ferramenta também propõe outra inovação: uma loja de aplicativos que se integram à sua plataforma principal.

Dessa forma, você tem exatamente o que quer e precisa. Entre as ofertas, encontram-se apps de cobranças, comprovantes, backup, e-mail marketing e loja virtual.

Essa ferramenta é gratuita e está disponível para iOS e Android.

 

Como aperfeiçoar a gestão do negócio?

Para que esses recursos sejam, de fato, relevantes para o empreendimento, é necessário que a gestão do negócio seja realizada de maneira adequada, considerando as peculiaridades que caracterizam a pequena empresa.

Uma gestão correta envolve não somente a ação do gestor, mas também de toda a equipe para que os processos realizados sejam eficientes do ponto de vista comercial, mas também racionais do ponto de vista administrativo.

Quando falamos em pequenos e médios empreendimentos, é preciso considerar a dificuldade que o gestor encontra para ter acesso aos recursos mais sofisticados. Por isso, cada ação deve ter como objetivo o crescimento do negócio a longo prazo. A caminhada nesse sentido é o grande diferencial.

Sendo assim, confira nossas dicas para fazer uma melhor gestão da sua empresa e torná-la mais apta à tecnologia.

Separe suas despesas pessoais das empresariais

O ideal é que existam duas contas bancárias: uma para você e outra para a sua empresa. O motivo disso é que, com essa divisão, você consegue controlar o orçamento da empresa com mais cuidado e foco. Essa prática evita que você misture as coisas, gastando mais do que o necessário.

Quando as contas estão separadas você estipula um valor para uso pessoal e se organiza em função dele, respeitando as contas da empresa e permitindo que ela cresça com cada centavo faturado.

Formalize o seu negócio

Uma tentação do empreendedor brasileiro é atuar na informalidade devido aos custos que envolvem a criação de um empreendimento. De certa forma, isso se justifica com a alta carga tributária praticada no país, sendo o Brasil o número um nesse quesito dentro da América Latina.

Entretanto, ao formalizar seu negócio, você adquire um CNPJ que permite uma série de benefícios. Entre eles está a possibilidade de emitir notas fiscais, que permitem à sua empresa atuar com maior credibilidade.

É bom lembrar também que, com a formalização, você contribui com o pagamento de impostos e assim tem direito a benefícios legais como a aposentadoria.

Qualifique a sua equipe

Independente do porte de sua empresa, é importante que você garanta o nível máximo possível de qualificação para sua equipe.

Não deixe de investir em treinamento e capacitações. É por meio desse tipo de atividade que você terá como aprimorar o trabalho das pessoas para que os objetivos da empresa sejam alcançados.

Sendo assim, esteja sempre atento a workshops, palestras, seminários e diferentes tipos de cursos que podem tornar a ação dos colaboradores mais profissional internamente e, principalmente, aos olhos dos clientes.

Com uma boa política de capacitação dos funcionários, você evita a alta rotatividade na sua empresa, já que garante a motivação e especialização avançada de todos os colaboradores.

Organize o seu controle de estoque

Com o controle de estoque é possível reduzir desperdícios e prejuízos financeiros no seu empreendimento.

Ocorre que, quando uma empresa não lida adequadamente com essa área do negócio, torna-se comum o surgimento de problemas como a perda de produtos perecíveis (quando não são vendidos dentro do prazo de validade) e o cancelamento das vendas quando, por algum motivo, a demanda de um cliente não é encontrada no estoque e não é possível fazer a reposição junto ao fornecedor a tempo.

Isso sem falar no prejuízo que sua empresa pode ter do ponto de vista da credibilidade no mercado.

Alguns softwares podem ser interessantes neste contexto, pois permitem que você se organize e crie regras para controlar o estoque.

Utilize técnicas para definir a sua margem de lucro

Como você define os preços dos produtos da sua empresa? Existe uma metodologia para isso? Caso você sequer tenha conhecimento dessa possibilidade, saiba que as organizações bem-sucedidas no mercado trabalham com uma margem de lucro adequada às suas necessidades, por serem desenvolvidas a partir de técnicas extremamente racionais.

Dessa forma, é possível administrar o negócio com maior segurança diante das eventualidades do mercado para que, independentemente do que acontecer, você tenha preços compatíveis com suas necessidades e as possibilidades dos clientes.

Jamais defina seu lucro aleatoriamente. Isso prejudica a sua compreensão de mercado e pode causar problemas na sequência do negócio.

Organize a vida financeira da sua empresa

É necessário ter uma política bem definida a respeito do fluxo de caixa de sua empresa. Sabendo exatamente como as entradas e saídas costumam se comportar, você consegue prever situações e se planejar para eventos futuros.

Um exemplo é identificar certa movimentação maior nas entradas nos três primeiros meses do segundo semestre e procurar renegociar suas dívidas no começo do ano (época em que as entradas podem ser menores) de maneira a garantir o cumprimento das obrigações da empresa sem que ela corra riscos em momentos mais propícios a isso.

Para tanto, o uso de um software financeiro é útil, mas depende de uma gestão qualificada. Com uma organização criteriosa, você verá que a utilização de recursos tecnológicos tende a ser um diferencial significativo para o negócio.

Estude gestão e negócios

Por fim, é importante estar sempre informado e atualizado a respeito das principais práticas de gestão e negócios da sua área de atuação.

Isso não significa necessariamente que você deva fazer uma faculdade de administração. Nem todos os grandes gestores da história possuem o diploma do curso, mas todos eles têm em comum a grande dedicação para entender sobre o mercado, o comportamento do consumidor, os fornecedores e as possibilidades de seu produto.

É por esse motivo que você deve estar sempre com os conhecimentos em relação ao empreendedorismo atualizados. Leia, faça cursos, interaja com outros profissionais. Isso só trará vantagens para você e sua empresa, entre elas, a de tornar a sua gestão mais apta a receber recursos tecnológicos como diferenciais.

Fonte: https://blog.gs1br.org